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申升:矿业合同管理之(四)制度体系与主要制度
申升律师按;矿业合同的范围极其广泛,从广义上讲,只要与矿产资源开发利用有关的、核心内容是矿产资源开发利用的合同大体都可以纳入到矿业合同的范畴中来。为使矿业相关单位更好地进行经济往来,并对于矿业合同管理具有更深入的认识,本微信平台连续发布关于矿业合同管理的相关文章,以帮助矿业相关单位更好地进行矿业合同管理,避免或减少经济纠纷的发生。

合同管理制度是现代企业管理制度的重要内容之一,其对于企业预防合同风险、化解合同纠纷、提高企业效益具有至关重要的作用。
一、合同管理制度体系的设置原则
合同管理制度是企业为使其所签署的合同得以顺利履行,合法权益得到有效保护而精心设计的,因此合同管理制度应当具备预防性、前瞻性、可操作性和开放性。
(一)预防性。预防性是指根据该制度进行操作,能有效堵塞合同在签订和履行过程中的漏洞,保证合同在签订后得到预期而有效的履行,降低各种法律风险。包括:授权指引落实合同责任人;通过会签对合同进行专业审查,降低合同失败的机会;通过责任追究,减少代理人玩忽职守和以权谋私的机率,解决合同管理人员尽职方面的问题。
(二)前瞻性。前瞻性是指合同管理制度的制订应当考虑到国家立法的趋势,做到合理合法。对于合同的保全措施,可考虑在合同中约定由债务人在签署或履行合同的过程中提供其债务人名单和债权情况作为债务人合同担保的补充形式。
(三)可操作性。可操作性是指要结合企业自身的实际制订,能用于实践操作的作用,而不是为制订制度而制订制度。要通过分析企业主要合同所存在的管理漏洞,来制订管理制度,对于重点和难点问题给予应有的重视。通过对执行中存在的问题进行分析,修订不合时宜的规定。如筹建基建阶段的制度和生产经营阶段的制度应有所差别;筹建基建阶段因采用管理模式的不同而有所不同。根据合同的时间、金额、性质的不同,规定不同的合同管理标准。如投资性公司对投资性合同习以为常,而生产经营企业却难得碰到。
(四)开放性。开放性是指能够自我发现缺陷,并通过时间的检验对该缺陷进行修复。如对合同的评估,特别是对于合同风险的防范和处理,发现合同本身的问题或合同履行过程中的问题,然后通过一定的措施予以弥补,以防范风险的存在。
二、合同管理制度体系的内容
健全完善的合同管理制度,是切实有效做好合同管理的保证。要使合同管理规范化、科学化、法治化,必须从完善制度入手。制定切实可行的合同管理制度,使管理工作有章可循。合同管理制度的内容很多,包括合同的归口管理,资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案,法人授权委托办法,合同示范文本管理,合同专用章管理,合同履行与纠纷处理,合同定期统计与考核检查,合同管理人员培训,合同管理奖惩与挂钩考核等等方面。企业围绕上述内容通过建立合同管理制度,做到管理层次清楚、职责明确、程序规范,使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。 
三、主要的合同管理制度
(一)合同管理岗位责任制度
合同管理岗位责任制是指规定有关工作人员在签订和履行合同中应负的责任,有关部门和人员在合同管理中应分工明确,在自己的职权范围内追踪管理,负责到底。从合同管理的程序看,一般应当对合同业务、合同审核、合同批准和合同发文归档几个部门的岗位责任予以明确。此外,还应当重视对企业员工合同签订授权的管理与控制。企业应在空白介绍信中明确规定该授权代表可以签订合同的金额上限,以及该授权代表有权独立签订合同的时间期限。在这些员工的职务停止或者调整岗位后,确保将空白介绍信、授权委托书和空白的盖有企业公章的格式合同及时上缴,同时通知和他有业务往来的关系客户。
(二)重大合同审查、会签和审批制度
一般来讲,矿业企业的重大合同主要包括:中外合资合作合同、企业并购合同、矿业权转让合同、股权转让合同、联营合同、工程施工合同、矿业购销合同、涉及担保的合同、矿业融资合同等等。这些对企业生产经营和经济效益影响较大的合同应当作为合同管理的重点对象,从项目论证、对方资信调查、合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理的全过程都要严格管理和控制,预防合同纠纷的发生。
审查合同是合同管理的重要环节,通过这项工作可以避免,减少无效合同的产生,提高合同的履约率,减少合同纠纷,提高经济效益,使单位的合法权益免遭损失。审查的内容应当集中在合法性、可行性、效益性三个方面。合法性审查包括内容是否合法,合同对方是否具有法定的资格和经营范围,合同是否履行了法律规定的审批手续,合同条款是否完备,权利义务是否明确具体,文字表达是否清楚等。可行性审查主要是审查合同在技术上的可行性。效益性审查是指审查合同履行是否能给企业带来预期的经济利益。
合同会签是公司关于某些重大合同的签订所必须经过的特殊程序和手续的规定。所谓会签就是当一份合同涉及单位许多职能部门时,凡涉及到的职能部门都要对合同进行会签。通过会签对合同中属于本部门的业务技术内容进行审核,并签署意见。所谓审批就是根据技术业务分工和管理权限,由总经理(或董事长)审查批准,然后才能对外签订。
(三)履行监督和结算管理制度
签约的目的是为了保障合同的及时有效履行,防止违约行为的发生,所以,对合同的履行进行监督是十分必要的。通过监督可以知道企业各类合同的履行情况,及时发现影响履行的原因,以便随时向各部门反馈,排除阻碍,防止违约的发生。合同结算是合同履行的主要环节和内容,企业法务部门应当同财务部门密切配合,把好合同的结算关至关重要。这既是对合同签订的审查,也是对合同履行的监督。
(四)合同纠纷处理制度
合同既是企业经济活动的基本工具,合同纠纷就是企业应当面对的主要纠纷之一,因此合同管理制度必然要包括对合同纠纷的处理制度。合同关系是一种法律关系,违约行为是一种违法行为,应当承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。公司法务部门审查合同时应当选择合适的违约条款和纠纷处理条款。一旦发生违约情形,要区别情况,及时采用合适的纠纷解决方式,积极维护企业的合法权益,减少企业的经济损失。合同纠纷处理制度,要明确纠纷调处的基本原则、负责处理纠纷的机构和基本程序。在处理合同纠纷时,必须贯彻以事实为依据,以法津为准绳的原则。以协商解决为基本方法,在分清是非责任,维护本单位合法权益的基础上,考虑双方今后业务往来等全部情况,综合予以解决,防止因一时情绪冲动而采取不适当的处理方式给单位造成损失。
(五)合同档案管理制度
合同档案管理是企业的一项重要基础性工作,一般应对各类合同文本及有关资料的收集、分类、登记、统计、保管和利用作出规定,明确合同档案管理人员的职责。合同档案管理制度是单位内部档案管理制度的重要组成部分,认真实行这项制度,对各类合同档案予以妥善管理具有极其重要的意义。其一,建立合同管理制度,切实加强合同档案管理工作,有利于随时了解合同签订、履行情况,便于督促检查,保证按时履行合同。其二,认真执行合同档案制度,在遇到合同纠纷时,能及时找到原始合同和有关证明材料,特别是当纠纷进入诉讼程序时,才能有理有据地提出解决纠纷的办法,维护合法权益。其三,合同档案还能为企业制定生产经营计划,作出经营决策,加强管理,提供一定的参考资料。通常情况下,合同档案管理与保密制度包括:(1)合同的签订部门应妥善保管合同,并建立合同档案;(2)合同档案内容不得发生遗失、损坏和灭失等现象;(3)正式生效的合同应报法律部门存档留查;(4)各部门应对合同实行集中管理;(5)合同签订部门、签订人员、经办人员、法务部门、合同审核人员应严格遵守保密规定,严禁泄露合同内容。

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